Vertragsbedingungen für die Teilnahme an
Model United Nations Baden-Württemberg 2025
§ 1 – Vertragsparteien
Vertragsparteien sind
1. Deutsche Model United Nations (DMUN) e. V., der Trägerverein von Model United Nations Baden-Württemberg (nachfolgend MUNBW) – Birkenweg 1, D-24235 Laboe –, vertreten durch den Vorstand, sowie
2. die*der Konferenz-Teilnehmende, bei Minderjährigkeit gesetzlich vertreten gemäß §§ 1626, 1629 BGB.
§ 2 – Vertragsgegenstand
(I) Mit Zustandekommen des Vertrags schuldet DMUN e.V. das Bemühen um die Organisation der UN-Simulationskonferenz MUNBW. Dies umfasst
1. die Organisation und inhaltliche Betreuung wahrend der Konferenz;
2. den Zugang zu allen von MUNBW angebotenen Veranstaltungen und Materialien vor, während und nach der Konferenz;
3. die teilweise Bereitstellung von Verpflegung während der Sitzungstage in der von DMUN e.V. organisierten Art und Weise.
(II) MUNBW und die im Rahmen der Konferenz angebotenen Veranstaltungen können ganz oder teilweise online stattfinden. Der*die Teilnehmende hat keinen Anspruch auf eine Teilnahme an den Präsenz-Veranstaltungsteilen, wenn dafür eine Teilnahme an gleichwertigen Online-Veranstaltungsteilen ermöglicht wird.
(III) Die folgenden Bestimmungen gelten für alle im Rahmen der UN-Simulationskonferenz MUNBW 2025 durchgeführten Veranstaltungen vor, während und nach der Sitzungswoche. Dies umfasst sowohl in Präsenz als auch online durchgeführte Veranstaltungsteile.
§ 3 – Teilnahmegebühr
(I) Die*der Teilnehmende verpflichtet sich zur fristgerechten Entrichtung der Teilnahmegebühr. Die*der Teilnehmende ist selbst für die Organisation und Bezahlung von Anreise, Unterkünften sowie der nicht abgedeckten Verpflegung verantwortlich. Die gesetzlichen Vertreterinnen genehmigen dies für die Zeit der Veranstaltung.
(II) Die*der Teilnehmende ist weiterhin selbst für die Bereitstellung von technischen Geräten, die für die Teilnahme an Online-Veranstaltungsteilen benötigt werden sowie für die Erfüllung der technischen Voraussetzungen verantwortlich.
(III) Jede*r Teilnehmende hat für einen ausreichenden Versicherungsschutz während der Konferenz selbst zu sorgen.
§ 4 – Verhaltensregeln
Die*der Teilnehmende verpflichtet sich zur Befolgung der jeweiligen Hausordnungen und Auflagen in den Tagungs- und Veranstaltungsgebäuden sowie zur Einhaltung weiterer Verhaltensregeln, die ggf. über die Website www.munbw.de oder direkt an die Teilnehmenden kommuniziert werden. Dies umfasst gleichermaßen Verhaltensregeln bei der Teilnahme an Online-Veranstaltungsteilen.
§ 5 – Abmeldung
(I) Bei Abmeldung bis zu acht Wochen vor Konferenzbeginn wird die Teilnahmegebühr grundsätzlich nur erstattet, wenn das Organisationsteam eine*n Ersatzteilnehmende*n benennen kann.
(II) Abweichend von Absatz 1 kann die*der Teilnehmende die Erstattung einer geleisteten Teilnahmegebühr verlangen, wenn ihr*sein Nichterscheinen in einem Krankheitsfall begründet ist und das Organisationsteam von MUNBW unter Vorlage eines ärztlichen Attests unverzüglich über den Krankheitsfall informiert worden ist.
(III) Weiterhin kann die Projektleitung von MUNBW 2025 einer ganz- oder teilweise Erstattung der Teilnahmegebühr bei rechtzeitiger Absage in begründeten Ausnahmefällen zustimmen.
(IV) Ist die Teilnahmegebühr nach Absatz 2 oder 3 zu erstatten, beläuft sich die Rückzahlung an die*den Teilnehmende*n bis zwei Wochen vor Konferenzbeginn auf den vollen, bis eine Woche vor Konferenzbeginn drei Viertel, bis sieben Tage vor Konferenzbeginn den halben Betrag.
§ 6 – Weisungs- und Ausschlussrecht der Veranstalterin
(I) Die Teilnehmenden haben Weisungen im Zuge der MUNBW 2025 der Mitglieder seines Organisationsteams, des Personals der Tagungsgebäude und, soweit zutreffend, den jeweils betreuenden Lehrkräften oder Begleitpersonen der*des Teilnehmenden zu befolgen.
(II) Während der Tagungszeiten ist Alkohol verboten. Zudem gilt ein absolutes Rauchverbot für Teilnehmende unter 18 Jahren sowie ein absolutes Rauchverbot in sämtlichen Tagungsgebäuden und den zugehörigen Geländen. Zuwiderhandlungen können den sofortigen Ausschluss von der Konferenz zur Folge haben.
(III) In gewichtigen Fällen kann ein Verstoß gegen die Hausordnung von Unterkünften während der Veranstaltung sowie der Veranstaltungsorte den sofortigen Ausschluss von der Konferenz zur Folge haben.
(IV) Ein Verstoß gegen die in Absatz 1 und 2 aufgeführten Verhaltensregeln kann mit einem Ausschluss von der Konferenz geahndet werden. Der gleiche Ausschluss kann bei Verstoßen gegen diplomatische Gepflogenheiten, welche der ernsthaften und ordentlichen Durchführung der Konferenz oder gewichtigen Rechten und Interessen Dritter entgegenstehen, verhängt werden.
(V) Über den Ausschluss entscheidet die Projektleitung von MUNBW 2025.
(VI) Die*der Teilnehmende hat im Falle eines selbstverschuldeten Ausschlusses nach vorstehenden Bestimmungen keinen Anspruch auf Erstattung der Teilnahmegebühr oder sonstiger Kosten und Auslagen.
§ 7 – Haftungsumfang und Aufsichtspflicht
(I) DMUN e.V. haftet im Rahmen der gesetzlichen Regelungen für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit seiner Mitglieder während der Veranstaltungen vor, während und nach der Konferenz.
(II) Die Teilnahme erfolgt in eigener Verantwortung und es besteht keine Aufsichtspflicht durch DMUN e.V. oder die Mitglieder der Organisationsteams von MUNBW
(III) Weder DMUN e.V. noch das Organisationsteam von MUNBW sind verpflichtet zu überprüfen, ob die*der Teilnehmende an Abendveranstaltungen aus jugendschutzrechtlichen Gründen teilnehmen darf. Die gesetzlichen Vertreter*innen genehmigen der*dem Teilnehmenden die Teilnahme an allen Veranstaltungen von MUNBW. Dies gilt auch für eventuell stattfindende Abendveranstaltungen, welche erst nach 24:00 Uhr enden und von denen aus die Teilnehmenden selbstständig zu ihren Unterkünften gelangen müssen.
§ 8 – Datenschutz
DMUN e.V. verpflichtet sich, die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz zu befolgen. Insbesondere gilt:
1. Die*der Teilnehmende bzw. ihre*seine gesetzlichen Vertreter*innen akzeptieren die Datenschutzerklärung für die Registrierung von Teilnehmenden bei der Online-Anmeldung sowie die Datenschutzerklärung für die Teilnahme an Online-Veranstaltungen im Rahmen von MUNBW, die unter https://www.dmun.de/pages/datenschutz verfügbar und als Beiwerk zu diesen Vertragsbedingungen im Registrierungsportal abrufbar sind.
2. Personenbezogene Daten der*des Teilnehmenden, insbesondere die schriftlichen Anmeldeunterlagen, werden von DMUN e.V. aufbewahrt und gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben gelöscht, sobald ihre Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist.
3. Die Namen aller Teilnehmenden werden im Zusammenhang mit von ihnen formulierten Positions- und Arbeitspapieren, in Gremienübersichten und in der Dokumentation der Konferenz veröffentlicht. Dieser Veröffentlichung stimmen die*der Teilnehmende bzw. ihre*seine gesetzlichen Vertreter*innen zu. Die Namen aller Teilnehmenden sind darüber hinaus bei der Teilnahme an online stattfindenden Veranstaltungsteilen anderen Teilnehmenden im Rahmen der genutzten Plattformen zugänglich. Auch diesem stimmen die*der Teilnehmende bzw. ihre*seine gesetzlichen Vertreterinnen zu.
§ 9 – Schlussbestimmungen
(I) Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser Vertragsbedingungen berühren ihre Wirksamkeit übrigen nicht.
(II) Wird auf diese Bestimmungen beim Vertragsschluss über die Teilnahme der*des Teilnehmenden an MUNBW 2025 verwiesen, so bedarf die Annahmeerklärung der*des Teilnehmenden oder seiner gesetzlichen Vertretung(en) der Schriftform. Dasselbe gilt für Individualabreden, die von diesen Vertragsbedingungen ergänzend oder modifizierend abweichen.
